Privacy Statement

Privacyverklaring

Indien je naar aanleiding van deze privacyverklaring contact wil opnemen met de vereniging kan dat door het benaderen van de Penningmeester. Contact informatie staat op de website onder Contact.

Wie zijn wij?

  • De Vereniging Murphy’s Heroes is een vereniging zonder winstoogmerk. De vereniging heeft ten doel het stimuleren van de beoefening van simulatie-spelen, rollenspelen en militaire modelbouw.
  • De vereniging bestaat uit leden en/of junior deelnemers en wordt geleid door een gekozen bestuur.
  • Een juniordeelnemer (17 jaar en jonger), wordt uitluitend toegelaten met toestemming van de ouders.
  • De vereniging beschikt over Statuten en een Huishoudelijk Reglement, ter inzage bij het bestuur.
  • Dit Privacystatement wordt/is gepubliceerd op de website van de vereniging. Binnen de vereniging is een Verenigingsprotocol beschikbaar bij het bestuur, wat bevat hoe binnen de vereniging met informatie wordt omgegaan.
  • De vereniging is ingeschreven bij de KvK Delft (nr: 40398402) onder de naam: Murphy’s Heroes.

Ledeninformatie en bewaartermijn.

  • Voor het voeren van de vereniging is het beschikken over ledeninformatie onontbeerlijk.
  • Bij het aanmelden bij de vereniging zullen persoonsgegevens van leden en/of junior deelnemers worden gevraagd door een inschrijfformulier.
  • Het inschrijfformulierformulier bevat: NAW gegevens, Telefoonnummer, E-mail, Geboortedatum en Toestemming tot het plaatsen van foto’s.
  • Dit inschrijfformulier wordt verwerkt door de Penningmeester in een ledenbestand. Dit ledenbestand is op verzoek ter inzage aan de andere leden van het bestuur voor verenigingsdoeleinden.
  • Ten bate van het opstellen van de begroting gebruikt de Penningmeester ook betaalinformatie van de verenigingsgiro, om betalingen bij te houden en begroting en jaarrekekening te kunnen maken. Deze informatie is buiten de Penningmeester slechts ter inzage aan de kascommissie bij de jaarlijkse kascontrole en wordt niet verstrekt.
  • Een lid kan ten alle tijde opvragen bij de Penningmeester welke ledeninformatie is opgeslagen.
  • Indien een lid zich afmeldt bij de penningmeester, wordt ledeninformatie maximaal 2 jaar bewaard en daarna vernietigd, conform het verenigingsprotocol.
  • Op verzoek kan dat ook binnen 1 maand na afmelding gebeuren.
  • Voor foto’s die reeds geplaatst zijn op sociale media (zie onder) kan een verzoek worden ingediend deze te verwijderen. Dit kan slechts door de betreffende foto’s eenduidig te identificeren.
  • Het besluit om het verwijderingsverzoek in te willigen ligt bij het bestuur.
  • Vanwege de invoering van de AVG worden alle bestaande leden opnieuw gevraagd zich in te schrijven. De historische gegevens, die meer informatie kunnen bevatten dan in dit statement beschreven zullen worden geschoond.

Toegang tot ledeninformatie

  • De ledeninformatie staat uitsluitend ter beschikking van het bestuur.
  • Bij bestuurswisseling wordt de informatie conform het verenigingsprotocol overgedragen.
  • Het verenigingsprotocol ligt ter inzage bij het bestuur.
  • De ledeninformatie wordt nimmer gedeeld met derden.
  • De ledeninformatie wordt bewaard op de PC van de penningmeester. Deze PC is adequaat beveiligd en wordt gebackupped. Bij een datalek worden de leden geinformeerd conform het verenigingsprotocol.
  • Het verenigingsprotocol bevat de locaties van de electronische en fysieke versies van de ledeninformatie.

Gebruik van ledeninformatie

  • Er wordt uitsluitend ledeninformatie gevraagd voor het kunnen voeren van verenigings administratie en communicatie daarover naar de leden.
  • De vereniging voert haar correspondentie electronisch. Dat betekent dat correspondentie, nieuwsbrieven en mededelingen uitsluitend per email worden gedaan. Verenigingcorrespondentie omvat: uitnodigingen tot Vergaderingen, oproepen tot het betalen van contributie, informatie over verenigingsactiviteiten.
  • Het is de verantwoordelijkheid van de leden om de vereniging te voorzien van een werkend e-mail adres.
  • Door middel van het inschrijfformulier (en het herinschrijfformulier dat in 2018 aan iedereen wordt verstrekt) geeft een lid expliciet de toestemming tot het volgende:

o   Het opnemen van de gevraagde informatie in het ledenbestand;

o   Het gebruik van naam en e-mail adres voor het versturen van verenigingscorrespondentie door middel van individuele emails.

o   Het plaatsen van foto’s van verenigingsactiviteiten op sociale media (zie beneden).

Activiteiten informatie

  • Met enige regelmaat organiseert de vereniging activiteiten, wedstrijden of competities. Inschrijven daarvoor gebeurt in de zaal en/of door het benaderen van de daarvoor aangegeven contactpersoon. Deze activiteiten informatie wordt na het uitvoeren van de activiteit vernietigd.
  • Bij het inschrijven voor een activiteit wordt, indien toepasselijk,  toestemming gevraagd de uitslag op de website te mogen publiceren. Indien deze toestemming niet wordt verleend, wordt een lid anoniem vermeld.

Website en Sociale Media

  • De vereniging heeft een openbare website (www.murphysheroes.nl) waarop verslagen van haar activiteiten worden beschreven en met foto’s worden geillustreerd. Oogmerk is leden te berichten wat er plaats heeft gevonden, en niet-leden te interresseren om langs te komen.
  • Dientegevolge kan/hoeft er op deze website niet worden ingelogd.
  • Elk lid wordt gevraagd om toestemming tot het plaatsen van foto’s van verenigingsactiviteiten op de website. Bij het bijwonen van verenigingsactiviteiten kan het op de foto verschijnen niet worden uitgesloten.
  • De foto’s worden niet voor andere doeleinden dan het illustreren van de activiteiten van de vereniging gebruikt.
  • Indien een lid achteraf bezwaar heeft tegen publicatie van een foto, zal in alle redelijkheid worden geprobeerd daaraan tegemoet te komen.
  • De vereniging heeft een open facebook pagina. Deze pagina wordt gemodereerd door de Secretaris en de Penningmeester. Op de facebook pagina worden links naar de website gepost. Daarnaast worden er hobby gerelateerde berichten geplaatst. Het volgen van die pagina is een individueel besluit van elk lid.
  • De vereniging heeft een aantal contactgremia voor leden van de vereniging. Dit betreft een yahoo group, een forum en een besloten facebook pagina. Doelstelling hiervan is de leden de mogelijkheid te bieden spelafspraken te maken op verenigings dagen/-avonden. Informatie hierover is te vinden op de website.
  • Deelname aan deze gremia is niet verplicht en geschiedt uitsluitend door het aanmelden door het lid zelf bij het bestemde platform. De gremia worden gemodereerd door Penningmeester, Secretaris en per gremium 1 of 2 aangewezen leden.
  • De vereniging en haar functionarissen die actief zijn op bovengenoemde gremia houden geen login gegevens of lidmaatschaplijsten bij, anders dan door het raadplegen van Penningmeester en/of Secretaris. Er zijn geen ledenlijsten extern verstrekt.
  • De website maakt geen gebruik van cookies.

Autoriteit Persoonsgegevens

  • Bij vragen of problemen over het verwerken van je gegevens helpen wij je graag. Je kunt daarvoor contact opnemen met de Penningmeester of Secretaris (zie Contact pagina). Wettelijk gezien heeft elk lid het recht een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Inwerkingtreding

  • Deze privacyverklaring is in werking getreden op 16 mei 2018.